Elke patiënt, van eerste belletje tot volgende behandeling.
Voizen begeleidt de hele patiëntreis voor esthetische klinieken. Sarah beantwoordt elk telefoontje, elke mail en elk bericht, en één profiel per patiënt stuurt wat volgt: nazorg, feedbackcalls, recall, win-back en de juiste volgende behandeling.
Afspraken worden beheerd. Patiënten niet.
Elke kliniek heeft de data. Wat ontbreekt, is iemand die elke patiënt volgt, van het eerste telefoontje tot de volgende behandeling.
Eerste contact gemist
1 op 5 telefoontjes blijft onbeantwoord, mails wachten uren, DM's raken vergeten, toegezegde terugbelacties gebeuren nooit.
→ Eerste contactLege plekken, wachtende patiënten
Geannuleerde plekken blijven leeg. Nieuwe patiënten wachten weken op de drukke behandelaar terwijl een ander gaten heeft.
→ GeboektBezoeken niet opgevolgd
Geen contact na de behandeling. Een twijfel komt pas boven als ze niet terugkomt; kuren stoppen halverwege.
→ BehandeldFeedback niet gehoord
Patiënten vertellen bij elk telefoontje en na elk bezoek hoe je de kliniek moet runnen. Niemand leest het.
→ GehoordPatiënten drijven ongemerkt weg
Ritme doorbroken, geannuleerd zonder nieuwe afspraak, haar behandelaar vertrokken. De signalen zijn er; 30% vertrekt elk jaar.
→ BehoudenGroei aan het toeval overgelaten
Acties gaan naar iedereen of naar niemand. De volgende behandeling wordt nooit voorgesteld.
→ GegroeidZes fases. Eén patiëntprofiel.
Van het eerste telefoontje tot de volgende behandeling: elke fase voedt de volgende.
Drie bronnen die alleen Voizen samenbrengt.
Wat ze vroeg en zei, uit elk telefoontje, elke mail en elk bericht.
Wat ze boekte, verzette, annuleerde of oversloeg.
Behandelingen, behandelaars en besteding door de jaren heen.
Elke fase leest het profiel en schrijft erin terug. Haal één fase weg en de volgende weet minder.
Een dinsdag in een kliniek op Voizen.
Zo ziet een kliniek eruit als niemand meer iemand hoeft na te jagen.
Elke patiënt beantwoord. Elke patiënt opgevolgd. Niemand aangenomen.
- 07:30Receptie
38 telefoontjes en 21 mails ’s nachts beantwoord, alles geboekt. Niets wacht als de deuren opengaan.
Telefoon · Mail · WhatsApp - 09:15Kliniekmanager
De 5/10 van gisteravond wordt vóór opening teruggebeld. Opgelost voordat het een review werd.
Terugbellen - 11:10Receptie
Een annulering van 10:40 is al opgevuld vanuit de wachtlijst.
Wachtlijst - 14:00Kliniekmanager
Twaalf patiënten bij wie het ritme vorige maand brak: negen benaderd, vier herboekt.
Churn radar · Win-back - 15:20Eigenaar
Tweehonderd enquêteantwoorden op één pagina: resultaten geliefd, de wachtkamer om 17:00 niet. Twee plekken verschoven.
Enquête-inzicht - 16:30Marketing
Eén actie, alleen naar de 140 patiënten bij wie hij past, in de week dat hun behandeling aan de beurt is.
Actiemomenten - VrijdagEigenaar
De week op één pagina: wie terugkwam, welke actie werkte, wat patiënten vroegen.
Gespreksinzicht
Eén nummer. Alles geregeld.
Sarah draait je volledige inkomende lijn: van de eerste beltoon tot bevestigde boeking.
Omnichannel-dekking
Spraak- en tekstagenten die samenwerken op elk patiëntcontactpunt: telefoon, WhatsApp en e-mail.
Stem van topklasse
De meest natuurlijke stemervaring, gebouwd voor echt menselijke patiëntgesprekken.
Diepe systeemintegratie
Een diep geïntegreerde boekingslaag die direct handelt in je praktijksoftware.
Een mens wanneer het telt
Medische vragen, doorverbindverzoeken en elke regel die jij instelt: direct geëscaleerd naar je team.
Boekt, verzet en annuleert, rechtstreeks in ClinicMinds of jouw boekingsplatform.
Sarah herkent de beller, vindt de juiste afspraak, checkt live beschikbaarheid en schrijft de wijziging terug, terwijl de patiënt nog aan de lijn is.
- Beller geverifieerd tegen je patiëntendossier
- Realtime beschikbaarheid uit je agenda
- Houdt patiënten waar mogelijk bij hun eigen behandelaar
- Bevestiging per sms, direct
Elk gesprek, zwart op wit.
Elk gesprek wordt vastgelegd: opname, transcript, intentie en uitkomst. Zie wanneer er gebeld wordt, waarom patiënten annuleren, hoe ze zich voelen en wat ze écht vragen.
- Opname en volledig transcript van elk gesprek
- Elke boeking verifieerbaar in je agenda, gelabeld bij de bron
- Annuleringsredenen en patiëntsentiment, automatisch geclassificeerd
Jij houdt de regie.
Jij stelt de regels in, bepaalt wat Sarah afhandelt en keurt elk woord goed dat ze mag zeggen. Elk gesprek wordt vastgelegd: grijp op elk moment in, met volledige context.
- Escalatieregels die jij instelt: Sarah improviseert nooit
- Antwoorden komen alleen uit documenten die jij hebt goedgekeurd
- Nieuwe vragen komen terug bij jou: één keer beantwoorden, voor altijd beantwoord
Eén systeem, elke locatie.
Eén configuratie voor de groep, één console voor elke kliniek.
Run de receptie één keer voor de hele groep, onder de eigen naam en het eigen nummer van elke kliniek.
Telefoontjes, boekingen, feedback en churn per kliniek, naast elkaar.
Een overgenomen kliniek gaat live volgens het draaiboek, met haar cijfers in de console vanaf dag één.
Lage scores teruggebeld en reviews gevraagd, in elke kliniek op dezelfde manier.
Probeer een nieuwe behandeling in één kliniek; terugbelacties en enquêtethema's laten binnen weken zien wat patiënten ervan vonden.
Live in twee weken. De hele reis in drie maanden.
We leren hoe je werkt: scripts, planning, behandelingen en behandelaars.
Sarah gekoppeld aan jouw boekingsplatform (waaronder ClinicMinds) en samen met je team getest. Daarna neemt zij de telefoon op en boekt direct in je agenda.
Telefoon en mail op al je locaties, je team getraind, wekelijkse reviews.
Wachtlijst en feedbackcalls aan. De waarde zie je terug in de agenda.
Nazorg, recall, win-back en volgende beste behandeling ingericht, en overgedragen aan je team.
Jouw receptie, open voordat jij het bent.
De rekensom maakt het vanzelfsprekend.
Vergelijk Sarah met het bemannen van je receptie voor dezelfde uren.
goedkoper dan dezelfde uren dekken met personeel: geen werving, geen rooster, geen ziektedagen.
behandelingen beantwoord met de diepgang van een esthetisch professional (prijzen, voorbereiding, nazorg, combinaties) vanuit jouw eigen protocollen.
wachttijd. Elke beller binnen twee seconden opgenomen, ook als er drie tegelijk bellen.
talen ingebouwd. Nederlands en Engels als moedertaal, en twintig extra voor internationale patiënten.
live dekking. Nachten, weekenden, feestdagen: elk telefoontje beantwoord door een stem, niet door voicemail.
Eén locatie of dertig, dezelfde week live. Geen werving, geen training, geen aanloop.
De delen die je voelt.
Geen gemiste omzet
Na sluitingstijd, midden in een behandeling, tijdens de lunch: wanneer jij niet kunt opnemen, boeken bellers alsnog bij jou in plaats van bij de volgende kliniek op Google.
Je team, ongestoord
Nooit meer kiezen tussen de patiënt in de stoel en die aan de telefoon.
AVG-eerst
EU-gegevensverwerking, verwerkersovereenkomsten, melding van gespreksopname. Vanaf dag één gebouwd voor medisch-aangrenzende privacy.
Gekoppeld aan de systemen die je al gebruikt.
ClinicMinds Live
Native tweerichtingsintegratie. Sarah leest live beschikbaarheid en schrijft elke boeking, verzetting en annulering rechtstreeks naar je agenda, gelabeld bij de bron, zodat elke boeking verifieerbaar is.
Face Body Boutique, Amsterdam
Een boetiek-kliniek voor esthetiek met vijf behandelaars, en een telefoon die om zes uur stilviel.
Sinds juni 2026 dekt Sarah elke avond en elk weekend. Bellers boeken botox, Profhilo en MOXI terwijl de kliniek slaapt; het team komt binnen bij een vollere agenda.
Alles wat klinieken ons vragen.
Is Voizen een AI-receptioniste?+
Vervangt Voizen ons PMS?+
Spreekt Sarah Nederlands?+
Wanneer draagt Sarah over aan een mens?+
Wat als mijn patiënten niet met een AI willen praten?+
Hoe kent ze onze behandelingen en prijzen?+
Boekt ze echt in onze agenda?+
Met welke systemen integreren jullie?+
Is dit AVG-conform?+
Hoe lang duurt de installatie?+
Wat kost het?+
Hoor Sarah jouw telefoon beantwoorden.
Twintig minuten. We draaien de usecase van jouw kliniek live: jouw behandelingen, jouw agenda, jouw taal.